(Y EL EFECTO DERIVADO QUE TIENE)
El artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital establece la obligatoriedad de formular las cuentas anuales antes de, o en el último día como límite, de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social. Esto supone que las sociedades que cierran al 31 de diciembre deben formular sus cuentas con un plazo máximo de 31 de marzo del año siguiente. Pues bien, esto no lo hace casi nadie.
La mayoría de las sociedades mercantiles en España cierran su ejercicio económico el 31 de diciembre de cada año (es ocioso recordar que el ejercicio económico no pude tener una duración mayor de 12 meses, aunque sí menor, en el caso de constitución y como consecuencia de otros acuerdos sociales, como el de fusión o transformación). Este hecho provoca una auténtica avalancha de cierres contables (o “precierres”) a partir de dicha fecha. Es decir, empieza a correr el plazo el uno de enero y termina, teóricamente, el 31 de marzo.
La situación de colapso que provoca este plazo es que, tres meses después, como máximo, desde que se formulan las cuentas anuales, hay que someterlas a aprobación (artículo 164 de la LSC) así que antes del 30 de junio de cada año, las cuentas deben ser sometidas a aprobación, lo que agrava la situación porque el plazo tampoco es muy extenso. En su defecto, se habrán aprobado (o rechazado) fuera de plazo.
Por último, un mes como máximo después de la aprobación de las cuentas anuales, deben ser depositadas en el Registro Mercantil (artículo 279 de la LSC).
Curiosamente, el verdadero punto de no retorno, la verdadera fecha límite que nadie se salta, es la presentación del impuesto de sociedades, que se presenta con fecha límite el 25 julio de cada año sobre las cuentas anuales del ejercicio cerrado el año anterior al 31 de diciembre.
Para las sociedades que cierran a fechas distintas al 31 de diciembre, los plazos temporales se mantienen, pero sus fechas efectivas se producen en consonancia con el cómputo desde el día del cierre del ejercicio. Esta situación se da en sociedades que son dependientes de otras domiciliadas fuera de España y que deben consolidar con la matriz y el grupo al que pertenecen si sus fechas de cierre no coinciden con el año natural (algo bastante frecuente) y con sociedades que prefieren cerrar en consonancia con el ciclo productivo muchas veces ligados a temporalidad como; cultivos, recogida de frutas, producción de aceite, etc.
A primera vista parecería que formular cuentas hasta el límite de tres meses después del cierre es tiempo suficiente. Al menos, tiempo suficiente como para no tener que excederlo o sobrepasarlo.
Con los sistemas informáticos actuales, muy pocos días después del cierre del ejercicio ya se conocen los saldos finales de las cuentas, tanto de activo y pasivo como de ingresos y gastos. Incluso a finales de enero se han debido presentar los modelos 111, 190 de IRPF y los de IVA como el 303 (y 390 para los no sujetos a sistema SII) por poner los casos más típicos. Es decir, que a primeros de febrero como muy tarde ya se dispone de toda la información para preparar el balance, la cuenta de resultados, la memoria (en sus diferentes formatos) y si aplica, también el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto A) y B) y el Estado de Flujos de Efectivo, junto con el Informe de Gestión, obligatorio en algunos casos (quienes presentan cuentas normales, no abreviadas) aunque este último no forme parte del cuerpo denominado “cuentas anuales”.
¿Cuál es entonces el problema para que muchas sociedades no formulen las cuentas en plazo? ¿Será alguna cuestión especialmente complicada que impida cerrar las cuentas de la mejor manera para que éstas presenten la imagen fiel, como por ejemplo el cálculo de unas determinadas provisiones por litigios o contingencias, o unos acuerdos contractuales relevantes todavía no definitivos? No, no es lo usual. Las causas de los retrasos son otras:
1.- La propia empresa o los asesores fiscales de ésta, no se ponen manos a la obra con el cálculo del impuesto sino hasta mucho más adelante en el tiempo. Hasta el punto de que las cuentas se entregan a los auditores pero pendientes del cálculo del impuesto de sociedades, lo que hace que, por definición, las cuentas no estén completas (falta el asiento del impuesto que afecta a la cuenta de resultados y al propio balance). Nadie hace un borrador de memoria, EFE, ECPN sin antes hacer el asiento del impuesto de sociedades.
2.- ¿Podrían los asesores fiscales hacer el asiento del impuesto de sociedades antes del 31 de marzo? Por supuesto que sí. Pero tienen sus propios cuellos de botella con las declaraciones fiscales de IVA, IRPF, Sociedades…etc. lo que suele motivar preparar el asiento del impuesto, como decimos, para “más adelante”. ¿Cuánto más adelante? Pues hasta donde y cuando se pueda. Hasta el límite. Así de sencillo. Tan solo en el caso de que el cliente, la empresa, les pida o exija que el cálculo se haga antes para poder ser contabilizado, se hace.
3.- ¿Hay alguna otra “excusa” para no hacer el cálculo del impuesto en plazo y que esto permita tener las cuentas anuales completas, cerradas, listas para aprobar la “formulación” de las mismas? Sí, la hay. Si se entregan las cuentas al auditor antes del impuesto (en los casos de auditorías obligatorias o voluntarias) antes de que el asesor fiscal dedique tiempo a cerrar el impuesto, conviene que el auditor revise las cuentas “sin el cálculo del impuesto de sociedades, por si hubiera que cambiar saldos, tanto de activos y pasivos como de cuentas de gastos e ingresos”. Para no trabajar en balde, suelen decir.
Lo malo es que esto distorsiona el dinámica de plazos legales establecida. Y lo hace de tal manera que parece no tener fácil solución (o quizás si, como veremos luego). Con este proceder el auditor recibe las cuentas incompletas (solo el balance y cuenta de resultados, sin memoria y resto de elementos de las cuentas anuales, amén del informe de gestión) lo que supone el incumplimiento de tenerlas completas para su revisión según marca la Ley de Auditoría de Cuentas y su Reglamento. Tampoco se cumple el plazo de formulación con fecha límite 31 de marzo, por lo que el órgano de administración (administrador único, administradores mancomunados o solidarios, consejo de administración…) incumple con su obligación también. Estos retrasos se acumulan y en muchas sociedades ya no es posible aprobar en plazo y presentar en plazo también las cuentas al Registro Mercantil. Incluso muchos informes de auditoría se firman con fechas posteriores, no ya a los plazos legales para que estén disponibles en las juntas de socios que aprobarán las cuentas, sino de las propias juntas que se convocan, dejándose para “la vuelta de vacaciones”.
¿Se puede camuflar la realidad? ¿Se puede hacer “como que se cumple la ley” en lo relativo a los plazos de formulación?
Se puede, basta con antedatar la fecha de formulación de las cuentas, es decir, se formulan en realidad por ejemplo con fecha 4 de junio, pero se pone en las cuentas (balance, memoria…) que las mismas han sido “formuladas con fecha 31 de marzo”. Ya está.
La mentira cuela. Se ha cumplido el plazo legal, aparentemente, y ahora corre el plazo para la aprobación y la presentación en el Registro Mercantil.
¿Cómo afecta esto al trabajo del auditor? Pues de una manera poco grata, porque la cuenta atrás se pone en marcha. El mismo día 5 de junio (siguiendo con el ejemplo) el auditor sale disparado a hacer su trabajo, porque si no tiene su informe listo antes de la junta general de socios para la aprobación, la culpa no es por supuesto de la Sociedad, sino del auditor.
Si, si, es cierto que hay cierta condescendencia. La Sociedad sabe que ha antedatado la formulación de las cuentas, que las ha entregado fuera de plazo al auditor, que no es culpa del auditor…pero según se acerca la celebración de junta, si el informe no está disponible, es responsabilidad exclusiva del auditor. Punto. Así son las cosas.
La angustia por la falta de tiempo se agrava si el asesor jurídico entrega su carta de litigios en curso también con retraso (es lo habitual, estamos en España, somos buena gente, pero no nos caracterizamos precisamente por nuestra puntualidad) así que el ambiente entre administradores y auditor se tensa.
Durante este proceso enloquecido de carrera contra reloj, también se entrega la “formulación” de cuentas al auditor únicamente con el balance, la cuenta de resultados y la memoria, dejando de nuevo, “para más adelante”, el ECPN y el Estado de Flujos de Efectivo. De forma tal que si el EFE no cuadra (lo usual) el auditor prácticamente tiene que hacerlo desde el principio y entero. Sorprende que el documento más complicado no tenga ninguna conclusión ni apenas trascendencia. Bueno, sorprende relativamente. Pedir sencillez es demasiado pedir en un sistema donde se sigue valorando más la cantidad de información que la calidad. Las cuentas anuales se valoran más cuantas más páginas tenga, con independencia de la utilidad y sencillez para su comprensión. Hablaremos de esto en otra ocasión.
“Voilá”, el día antes de la celebración de junta, se tienen las cuentas completas junto con el informe de auditoría. Aquí no ha pasado nada. Todos se juramentan que no volverá a pasar, que el año próximo las cuentas se le darán antes al auditor, y no habrá necesidad de correr los cien últimos metros de la maratón (3-4 días antes de la junta de aprobación) como si se estuvieran corriendo los cien metros lisos. Pero volverá a ocurrir. Siempre vuelve a ocurrir.
¿Hay remedio para esta situación? ¿Es posible alguna solución?
Se me ocurren dos, si se da la primera, la segunda no es necesaria:
1.- Que los administradores respeten sus propias cuentas, lo que significa, entre otras cosas, que respeten los plazos para formularlas. Que se respeten así mismos. Que respeten a quienes dependen de ellas para cumplir con sus obligaciones (como los auditores y sus plazos de entrega de informes). Si los administradores no son a la vez los socios, entonces los socios tienen que hacer que los administradores les respeten a ellos, y una forma de hacerlo es precisamente obligarles a formular en plazo. Sencillo, muy sencillo.
2.- Que los auditores se vean obligados a incluir en su informe de auditoría la fecha real de la formulación de las cuentas anuales objeto de revisión, es decir, completas, formuladas en junta para tal objeto y firmadas, algo así como: “Párrafo relativo a la fecha de recepción de las cuentas anuales. Las cuentas anuales completas adjuntas; balance de situación y cuenta de resultados comparativos, la memoria, el ECPN y el EFE, así como el informe de gestión, firmados por el órgano de gestión correspondiente, nos fueron entregadas con fecha XXX”. Con la advertencia de que la omisión o falsedad en este dato pueda ser tan grave como el de por ejemplo, el de la falta de independencia profesional con relación a la sociedad auditada. A ninguna empresa le gustará que el informe del auditor ponga de manifiesto en su informe un incumplimiento en plazos.
Este hecho redundaría en una mayor calidad de las auditorías al disponer de un tiempo precioso que hace mucha falta cuando el tiempo se echa encima. Porque la falta de tiempo, siempre, siempre, perjudica la calidad del trabajo.
